WhatsApp nutzen als Unternehmer? Darf ich das denn überhaupt?

Datenschutz bei WhatsApp als Unternehmer: 

Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen sich viele Unternehmer die Frage, ob sie WhatsApp lieber vom Firmensmartphone löschen sollten, denn WhatsApp gilt nicht ohne Grund schon länger als datenschutzrechtlich bedenklich bzw. problematisch.

Der Hamburger Datenschutzbeauftrage Johannes Caspar untersagte Anfang des Jahres Facebook den Zugriff auf die Daten deutscher WhatsApp Nutzer. Ende Juni hat das Amtsgericht Bad Hersfeld (Az. F 111/17 EASO) entschieden, dass allein die Nutzung von WhatsApp gegen das deutsche Datenschutzrecht verstößt.

Das Problem existiert also nicht erst seit dem Start der neuen DSGVO. Aber was genau ist denn jetzt so „schlimm“ daran als Unternehmer WhatsApp zu nutzen?

Schlampiger Umgang mit Datenschutz?

Facebooks Tochtergesellschaft WhatsApp übermittelt Daten vom jeweiligen Nutzer, die schlussendlich in den USA landen und dort ausgewertet werden. Zu welchem Zweck die Daten konkret verarbeitet werden, ist zurzeit nicht ausreichend bekannt.

Dabei nimmt sich WhatsApp die Freiheit, Daten aus dem WhatsApp Kontaktverzeichnis sowie auch Nummern und Kontakte, die nicht auf WhatsApp zugreifen, auszulesen. Auch erlaubt sich die App auf Standortdaten, Informationen zum Smartphone-Modell, verwendetes Betriebssystem oder Mobilfunknetz zuzugreifen.

Und nicht nur das – WhatsApp übergeht die deutschen Datenschutzregeln, da der Nutzer ein niedrigeres Datenschutzniveau akzeptieren soll, will er den Dienst nutzen:

“Du erkennst an, dass die Gesetze, Vorschriften und Standards des Landes, in dem deine Informationen gespeichert oder verarbeitet werden, von denen deines eigenen Landes abweichen können.”

Welches Ausmaß der gesamte Datenzugriff durch WhatsApp eigentlich hat, sind sich Nutzer zumeist nicht wirklich bewusst.

WhatsApp nicht nur bei Privatpersonen beliebtes Kommunikationstool

Nach Einschätzung der Datenschützer hält sich WhatsApp nicht an den gesetzlich festgelegten Grundsatz der Datensparsamkeit.

Verwendet nun ein Unternehmer WhatsApp, sei es zur Kommunikation zwischen Mitarbeitern als auch zwischen Kunden oder Lieferanten, muss dieser sich fragen, ob er sich dabei denn strafbar macht.

Der YouGouv Studie zufolge stehen Verbraucher der WhatsApp-Kommunikation mit Unternehmen größtenteils offen gegenüber, vor allem in den Bereichen Kundenservice und Beratung.

Laut einer Online-Umfrage der Deutschen Handwerks Zeitung gaben 59 Prozent der 391 Teilnehmer an, Messenger wie WhatsApp bereits zur Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern oder zum Kontakt mit Kunden zu nutzen.

Rechtsanwalt Dr. Hauke Hansen, Fachanwalt für IT-Recht, erklärt:

„WhatsApp erlaubt in seinen AGB die Nutzung im Business-Kontext. Allerdings muss das US-Unternehmen der nicht-privaten Nutzung vorher zustimmen. Wer diese Einwilligung nicht eingeholt hat, blieb bislang von Konsequenzen verschont. WhatsApp verfolgt die unerlaubte kommerzielle Nutzung strafrechtlich nicht. Im schlimmsten Fall droht Unternehmen eine Sperrung des WhatsApp-Accounts.“

Im Januar startete das Unternehmen seinen neuen Dienst WhatsApp Business.

Er soll Unternehmern die Kommunikation mit Kunden noch einfacher machen, inklusive umfangreichem Unternehmensprofil und einer Statistik darüber, wie oft eine Nachricht erfolgreich gesendet, übertragen und gelesen wurde.

Private Nutzer können Unternehmer anhand eines Siegels neben dem Kontaktnamen erkennen.

Trotzdem gelten auch für WhatsApp Business dieselben Datenschutzvoraussetzungen wie für die „normale“ Version, denn Änderungen seitens der Facebook-Tochter wurden keine vorgenommen.

Mögliche Lösung für Unternehmer?

Hansen nennt als Lösungsansatz zum Beispiel so genannte Exchange-Container.

Diese verhindern eine Synchronisation von Apps innerhalb des Containers mit Apps außerhalb davon. Kommt also nun WhatsApp in diesen geschützten Bereich, könnte kein Abgleich mehr mit den Kontaktdaten aus dem Adressbuch außerhalb des Containers stattfinden.

Nachteil dabei wäre, dass man alle WhatsApp Kontakte manuell einpflegen müsste, der große Vorteil:

Keine unerlaubte Datenverarbeitung mehr!

Ob Exchange-Container jedoch eine Lösung für die breite Masse darstellen, ist fraglich.

„Die Container-Lösung ist sicherlich die sicherste, allerdings auch ein wenig aufwändig. Tendenziell machen das eher große Unternehmen, da es Zeit und Kosten verursacht“,

sagt Hansen.

Ein Alternative könnte sein, WhatsApp den Zugriff auf die Kontaktdaten zu verwehren. Jedoch muss man bedenken, dass WhatsApp bestehende Kontakte bereits synchronisiert hat, ehe der Zugriff deaktiviert wird…

Als iPhone-Nutzer kann man dies über die Einstellungen unterbinden. Im Menüpunkt Datenschutz geschieht dies über einen Schieberegler individuell für jede App.

Bei Android-Geräten gelingt dies nur mit Hilfe von Apps.

Welche Strafen drohen bei Datenschutzverletzung? 

Fassen wir nochmals zusammen: Hat das Unternehmen nicht die Einwilligung jedes einzelnen Kontakts, noch eine entsprechende Lösung für das Problem der unzulässigen Datenverarbeitung durch WhatsApp auf dem Smartphone, muss man ab dem 25.05.2018 mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes rechnen.

Was also darf ich nun wirklich als Unternehmer und was nicht?

Dürfen Unternehmen per WhatsApp mit ihren Mitarbeitern kommunizieren?

„Zum Mitarbeiterkontakt über WhatsApp muss der Chef seinen Arbeitnehmern ein Diensthandy ausgeben“,

gibt Hansen zu bedenken.

„Unternehmen sollten sich jedoch fragen, ob sie es akzeptieren können, dass eine Menge unter Umständen sensibler Daten unkontrolliert an Dritte im Ausland weitergegeben werden“,

warnt der Rechtsanwalt.

Denn die Nutzer treten für die von ihnen geposteten Inhalte ihre Rechte ab, laut AGB können diese theoretisch zu Werbezwecken genutzt werden.

Dürfen Betriebe per WhatsApp kommunizieren, wenn der Erstkontakt vom Kunden ausging?

„Schreibt der Kunde den Handwerker per WhatsApp an, entscheidet er sich bewusst für diesen Kommunikationsweg“,

erläutert Hansen.

“ Theoretisch wissen beide auch, dass Daten in die USA übermittelt werden. Sie haben schließlich vorher den AGBs zugestimmt.“

Hierbei besteht also eine beidseitige Einwilligung.

Darf ein Unternehmen Werbung per WhatsApp verschicken?

Rechtsanwalt Dr. Hauke Hansen sieht auch hier kein Problem, sofern die Erlaubnis von WhatsApp und die Einwilligung des Kunden rechtmäßig eingeholt wurde.

„Somit braucht man die datenschutzrechtliche und die werbliche nach nach § 7 UWG. Beide Einwilligungen können auch in einem Text zusammengefasst und kombiniert werden.“

Zu beachten wäre noch, dass der Werbetreibende unter Umständen besser informieren müssen, als WhatsApp selbst und er darauf hinweisen muss, dass Empfänger ihre Werbeeinwilligung jederzeit widerrufen können.

Verschickt man einen WhatsApp-Newsletter über einen Dienstleister wie zum Beispiel WhatsBroadcast, rät Hansen folgendes:

„Sofern die Daten ausschließlich beim Dienstleister liegen und mit ihm ein  Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen wurde, ist der Newsletterversand für den Betrieb unbedenklich. Wichtig ist, dass der Auftragsdatenverarbeiter zudem zusichert, „technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)“ zu treffen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.“

Braucht ein betrieblicher WhatsApp-Kanal ein Impressum?

„Der Verantwortliche muss genannt werden. Für Homepages gilt die Regel: Höchstens zwei Klicks zum Impressum. Die meisten Apps scheitern an dieser Vorgabe, da das Impressum nicht auf jeder Seite dargestellt werden kann. Hier wird aktuell angenommen, dass es ausreichend ist, wenn der Nutzer über die Home-Ansicht zum Impressum gelangt“,

so Hansen.

Es ist also noch nicht ganz klar, ob ein Impressum im Status genügen könnte. Wer aber WhatsApp Business nutzt, kann relevante Informationen auch in das Unternehmensprofil packen.

Mehr zu diesem Thema:

Stellungnahme des Landesdatenschutzbeauftragten von Thüringen zur Nutzung von WhatsApp (Seite 375)

Fazit:

Als Unternehmen (dazu gehören auch zum Beispiel Freelancer) darf man WhatsApp durchaus nutzen. Vor allem, aber nicht nur durch die neue DSGVO sollte man jedoch penibel darauf achten, was wirklich in den AGB von WhatsApp steht.

Das größte Problem besteht darin, dass WhatsApp Zugriff auf Kundenkontakte hat und diese Daten in den USA verarbeitet werden.

Deshalb ist wichtig, dass:

• man die Zustimmung aller Kontakte einholt und
• für alle Mitarbeiter ein eigenes Diensthandy vorsieht.

Im Zweifelsfall könnte man aber durchaus auf WhatsApp verzichten und sich nach Alternativen umsehen.

Quellen:

Handelsblatt
Anwalt für Datenschutz
Deutsche Handwerkszeitung